Datenschutzerklärung für Bewerber

Unser Datenschutz ist wichtig für Globalization Partners, Inc. und seine Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen („Globalization Partners“, „unser“, „wir“ oder „uns“). Diese Datenschutzerklärung für Kandidaten („Datenschutzerklärung“) erklärt, wie wir die personenbezogenen Daten oder personenbezogenen Daten („personenbezogene Daten“) von Bewerbern während des Bewerbungsprozesses erheben, verwenden, weitergeben und schützen. Persönliche Daten sind alle Informationen, die eine Person direkt identifizieren oder die eine Person in Kombination mit anderen Informationen identifizierbar machen, wie z. B. Name, Adresse, Mitglieds- und/oder Studentennummer, Sozialversicherungsnummer, Reisepassnummer, Steueridentifikationsnummer, Qualifikationen, Geburtsdatum, Fotos. Globalization Partners ist der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten. Im Falle eines Widerspruchs zwischen dieser Datenschutzerklärung und geltendem Recht ist das geltende Recht maßgebend. Mit der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an uns bestätigen Sie Folgendes:

• Sie haben diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden und erklären sich mit der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten wie hierin beschrieben einverstanden.

• Ihre personenbezogenen Daten können weltweit übertragen und verarbeitet werden, auch in Ländern, die möglicherweise nicht das gleiche Maß an Datenschutz bieten wie Ihr Heimatland, und zwar zu den Zwecken und auf die Art und Weise, die in diesen Datenschutzbestimmungen angegeben sind.

• Sie sind nicht verpflichtet, uns die angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen. Sollten Sie dies jedoch nicht tun, können wir Ihre Bewerbung für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, möglicherweise nicht weiter berücksichtigen.

• Alle Ihre Angaben sind nach bestem Wissen und Gewissen wahr und richtig, und Sie haben wissentlich keine diesbezüglichen Informationen negativer Natur ausgelassen. Die Angabe unrichtiger Informationen kann dazu führen, dass Sie für eine Anstellung nicht in Frage kommen.

• Diese Datenschutzerklärung ist nicht Teil eines Arbeitsvertrags, der Bewerbern angeboten wird, die von Globalization Partners eingestellt wurden.

Persönliche Daten, die wir erfassen

Die Art der von uns angeforderten personenbezogenen Daten und die Art und Weise ihrer Verarbeitung richten sich nach den Anforderungen des Landes, in dem die Stelle, auf die Sie sich bewerben, ausgeschrieben ist, und nicht nach dem Land, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben. Sollten Sie sich für mehr als einen Standort bewerben oder sollte die Position, für die Sie sich bewerben, in mehr als einem Land verfügbar sein, richten sich die Art der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen anfordern, und die Art und Weise, wie wir sie verarbeiten, nach den Anforderungen aller Länder, in denen sich die Position befindet.

Personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Fotos und Videos, beruflicher Werdegang und Ausbildung, Erfolge, Ausweisdokumente und Testergebnisse erheben wir in der Regel direkt von Ihnen, wenn Sie sich bei uns bewerben. Wenn Sie ein Angebot von uns erhalten, können wir dann eine Leumundsprüfung durchführen und, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, auch Daten zu Straftaten und Verfahren sowie zum Sanktionsstatus erheben, indem wir sie anhand externer, öffentlich zugänglicher Datenbanken und globaler Sanktionslisten überprüfen. Wir erheben auch ähnliche personenbezogene Daten über Sie von Dritten, wie z. B. professionellen Unternehmen für die Personalvermittlung, Ihren Referenzen, früheren Arbeitgebern, Mitarbeitern von Globalization Partners, mit denen Sie ein Interview geführt haben oder die Ihre Bewerbung empfohlen haben, und, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, von Anbietern von Leumundsprüfungen. Wir erfassen möglicherweise auch personenbezogene Daten über Sie online, sofern Sie sich entschieden haben, diese Informationen öffentlich zugänglich zu machen. Zum Beispiel können wir Ihr Profil auf professionellen Social-Media-Websites (wie LinkedIn und/oder XING) finden und Sie bezüglich geeigneter Stellen kontaktieren.

Sensible personenbezogene Daten sind eine Untergruppe der personenbezogenen Daten und umfassen unter anderem ethnische Zugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit, philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung und andere gesetzlich vorgeschriebene Kategorien. Wir können sensible personenbezogene Daten über einen Bewerber erheben, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist (z. B. US-Gesetze zur Chancengleichheit) und um unsere Bemühungen zur Schaffung eines inklusiven und vielfältigen Arbeitsumfelds zu unterstützen. Wir können auch sensible personenbezogene Daten erheben, sofern ein Bewerber sich dafür entscheidet, diese während des Rekrutierungsprozesses freiwillig offenzulegen, ohne dass er dazu aufgefordert wird. Unter bestimmten Umständen und soweit nach geltendem Recht zulässig, können wir auch sensible personenbezogene Daten in Bezug auf gesundheitliche und medizinische Merkmale wie Infektionsstatus, Testergebnisse und Impfstatus erheben, um unseren Verpflichtungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit und der Sicherheit am Arbeitsplatz nachzukommen und das Unternehmen und seine Mitarbeiter, Kunden und Dritte zu schützen.

Sie sind nicht gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, uns während des Bewerbungsprozesses personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns jedoch Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung nicht ordnungsgemäß oder überhaupt nicht bearbeiten.

Verwendung Ihrer persönlichen Daten

Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten aus legitimen HUMAN RESOURCES- und Geschäftsführungsgründen, einschließlich:

• Identifizierung und Bewertung von Bewerbern für eine potenzielle Anstellung sowie für zukünftige Stellen, die möglicherweise verfügbar werden;

• Führung von Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Rekrutierung und Einstellung;

• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, einschließlich der Anforderungen in Bezug auf öffentliche Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz;

• Förderung unserer Programme und Praktiken zur Förderung von Vielfalt und Inklusion;

• Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen, einschließlich, soweit nach geltendem Recht zulässig, und falls Sie ein Angebot von uns erhalten, Vorstrafenprüfungen;

• Schutz unserer gesetzlichen Rechte, soweit dies gesetzlich zulässig oder zulässig ist; und

• Schutz des Arbeitsplatzes und Kommunikation mit medizinischen Fachkräften, Strafverfolgungsbehörden oder anderen Behörden im Falle eines Notfalls oder eines Ereignisses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, z. B. wenn die Gesundheit oder Sicherheit von Ihnen oder einer oder mehrerer Personen gefährdet sein könnte, einschließlich, soweit nach geltendem Recht zulässig, der Weitergabe von Daten über den Status einer Infektion, Testergebnisse und Impfstatus.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch für Analysezwecke von Globalization Partners verwenden, auch in aggregierter oder pseudonymisierter Form, um unseren Rekrutierungs- und Einstellungsprozess zu verbessern und unsere Fähigkeit zu verbessern, erfolgreiche Bewerber zu gewinnen.

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung der Daten von Bewerbern ermöglicht es uns, den Rekrutierungsprozess zu verwalten, die Eignung eines Kandidaten für eine Anstellung zu beurteilen und zu bestätigen und zu entscheiden, wem wir eine Stelle anbieten. Um die Datenschutzgesetze einzuhalten, benötigen wir eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. In den folgenden Tabellen wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und auf welche Rechtsgrundlagen wir uns dabei stützen. Soweit angebracht, haben wir auch unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dargelegt. Tabelle A umfasst die personenbezogenen Daten, die wir bis zur Vorauswahlphase des Rekrutierungsprozesses erheben und speichern. Unter Vorauswahl verstehen wir jeden Teil des Rekrutierungsprozesses, der bis zum Zeitpunkt der Abgabe eines bedingten Einstellungsangebots stattfindet. Tabelle B umfasst die personenbezogenen Daten, die wir vor einer endgültigen Entscheidung über die Einstellung von Mitarbeitern erheben und speichern.

Daten besonderer Kategorie

Wenn es sich bei den von uns verarbeiteten Informationen um Daten besonderer Kategorien handelt, wie z. B. Ihre Gesundheitsdaten, stützen wir uns auf die folgenden zusätzlichen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung:

Wo Sie Globalization Partners Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung gegeben haben.

Wo die Verarbeitung im Zusammenhang mit der Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und der Ausübung unserer gesetzlichen Rechte als Ihr Arbeitgeber erforderlich ist.

Wenn die Verarbeitung für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Hintergrundüberprüfung

Wenn Sie ein Angebot von uns erhalten, können wir eine Leumundsprüfung für Sie durchführen oder eine dritte Partei damit beauftragen, dies in unserem Namen zu tun. Eine Hintergrundüberprüfung wird nur durchgeführt, wenn das für den Standort geltende Recht, an dem sich die Position befindet, zulässig ist und soweit dies für die Position, die Ihnen angeboten wird, erforderlich und angemessen ist. Bei einer Leumundsprüfung werden nur Daten zum kriminellen Hintergrund sowie eine Überprüfung anhand globaler Sanktionslisten durchgeführt, soweit gesetzlich zulässig. Unsere Rechtsgrundlage für die Hintergrundüberprüfung ist unsere Notwendigkeit, vorvertragliche Maßnahmen im Zusammenhang mit der Begründung unseres Arbeitsverhältnisses durchzuführen, sowie unser berechtigtes Interesse, Ihre Eignung für eine Anstellung zu beurteilen, indem wir eine informierte Einstellungsentscheidung treffen. Falls eine Hintergrundprüfung erforderlich ist, kann ein externer Dienstleister für Hintergrundprüfungen mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um Ihre Zustimmung zur Freigabe Ihrer Daten einzuholen. Zu diesem Zeitpunkt erhalten Sie weitere Informationen über den Ablauf und die gegebenenfalls betroffenen personenbezogenen Daten.

Datenempfänger und internationale Datenübertragungen

Auf Ihre personenbezogenen Daten können Personalvermittler und Interviewer zugreifen, die in dem Land arbeiten, in dem sich die Position befindet, für die Sie sich bewerben, sowie Personalvermittler und Interviewer, die in verschiedenen Ländern innerhalb der globalen Organisation Globalization Partners arbeiten. Personen, die administrative Funktionen ausüben, und IT-Personal bei Globalization Partners haben möglicherweise ebenfalls eingeschränkten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. In einigen Ländern haben Sie nach lokalem Recht möglicherweise weniger Rechte als in Ihrem Wohnsitzland, aber wir haben rechtliche Mechanismen eingerichtet, um einen angemessenen Datenschutz für Ihre personenbezogenen Daten zu gewährleisten, wenn diese von den Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen von Globalization Partners innerhalb der globalen Organisation von Globalization Partners und von den Dienstleistern von Globalization Partners verarbeitet werden, einschließlich der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten in andere Länder als das, in dem Sie wohnen.

Wir nutzen Drittparteien, um ein Recruiting-Software-System bereitzustellen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten auch an andere Drittparteien weiter, die uns bei der Suche und Rekrutierung von Talenten, bei der Durchführung und Auswertung von Einstellungsuntersuchungen und Tests sowie bei der Verbesserung unserer Recruiting-Verfahren unterstützen können.

Außer in dem Umfang, der für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Nutzungen und Zwecke von Globalization Partners erforderlich ist, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter. Wir verbieten unseren Dienstanbietern auch, Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke zu verwenden, die nicht von Globalization Partners stammen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten ansonsten nicht an Dritte weiter und verkaufen sie auch nicht.

Wir unterhalten Prozesse, die sicherstellen sollen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Drittanbieter mit dieser Datenschutzerklärung im Einklang steht und die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten gemäß geltendem Recht schützt.

Ihre persönlichen Daten können in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder des Vereinigten Königreichs (UK) übermittelt werden. Zum Beispiel können Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf an eines unserer Büros im Ausland weitergegeben werden oder wenn Sie Globalization Partners einen internationalen Schiedsrichter zur Verfügung stellen. Werden Daten außerhalb des EWR und des Vereinigten Königreichs übermittelt, erfolgt dies auf der Grundlage geeigneter Garantien, beispielsweise gegebenenfalls der EU-Standardvertragsklauseln und des britischen Nachtrags zu den EU-Standardvertragsklauseln, die vom britischen Information Commissioner's Office gemäß § 119A(1) des britischen Datenschutzgesetzes 2018 herausgegeben wurden.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten im Falle einer Reorganisation, Fusion, eines Verkaufs, eines Joint Ventures, einer Abtretung oder einer anderen Übertragung oder Veräußerung unseres gesamten oder eines Teils unseres Unternehmens offenlegen oder übertragen.

Wie wir Ihre persönlichen Daten schützen

Wir haben angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen oder auf unbefugte Weise verwendet oder abgerufen werden. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen, die aus geschäftlichen Gründen darauf zugreifen müssen. Diejenigen, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, tun dies ausschließlich in autorisierter Weise und unterliegen der Geheimhaltungspflicht.

Wir haben außerdem Verfahren eingerichtet, um mit jedem Verdacht auf eine Datenschutzverletzung umzugehen. Wir werden Sie und gegebenenfalls die zuständige Aufsichtsbehörde über einen vermuteten Verstoß gegen die Datensicherheit informieren, sofern wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Ihre Rechte

Gemäß geltendem Recht stehen Ihnen möglicherweise eines oder mehrere der folgenden Rechte zu:

• Recht auf Kenntnis, Zugang und Anforderung von Informationen über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, einschließlich Einzelheiten darüber, wie wir diese Daten verwenden und an wen wir sie weitergeben;

• Recht auf Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten;

• Recht auf Änderung, Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls die über Sie gespeicherten Informationen unrichtig oder veraltet sind;

• Recht auf Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten;

• Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;

• das Recht, von uns die Einstellung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;

• Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen, sofern unsere Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung beruht. Dieses Recht gilt möglicherweise nicht, wenn es andere rechtliche Gründe für die weitere Verarbeitung gibt oder wir bestimmte personenbezogene Daten speichern müssen, sofern dies nach geltendem Recht erforderlich oder zulässig ist; und/oder

• Recht, uns Anweisungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Todesfall zu erteilen.

Darüber hinaus haben Sie, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist, möglicherweise das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Datenaufbewahrung

Wir bewahren die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Recruiting-Prozesses über Sie erhalten, nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Wenn Sie ein Beschäftigungsangebot bei uns annehmen, werden alle relevanten personenbezogenen Daten, die während des Zeitraums vor Ihrer Einstellung erhoben wurden, Teil Ihrer Personalakten und werden in Übereinstimmung mit den länderspezifischen Anforderungen und der für Mitarbeiter von Globalization Partners geltenden Datenschutzerklärung, die während des Onboarding-Prozesses bereitgestellt wird, aufbewahrt.

Wenn wir Sie nicht einstellen, können wir Ihre personenbezogenen Daten dennoch für einen bestimmten Zeitraum (der je nach Land variieren kann) weiterhin speichern und verwenden, und zwar für Zwecke der Systemadministration, um Sie für potenzielle zukünftige Positionen zu berücksichtigen und um Forschung zu betreiben. Anschließend speichern wir nur eine minimale Menge Ihrer personenbezogenen Daten, um Ihre Rekrutierungsaktivitäten bei uns zu dokumentieren.

Möglicherweise müssen wir Ihre Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahren, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten benötigen, um geltende behördliche oder Meldepflichten oder gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, oder wenn wir sie für unsere legitimen Zwecke benötigen, z. B. um uns bei der Beantwortung von Anfragen oder Beschwerden zu helfen, Betrug zu bekämpfen, Anfragen von Aufsichtsbehörden zu beantworten, Streitigkeiten beizulegen, unsere Vereinbarungen durchzusetzen usw.

Existenz von automatisierter Profilerstellung und Entscheidungsfindung

Wir führen keine Verarbeitungstätigkeiten durch, die eine automatisierte Profilerstellung und/oder automatisierte Entscheidungen beinhalten.

Kontakt

Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen möchten oder Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten haben, können Sie sich an das Privacy Office von Globalization Partners wenden:

Email: privacy@globalization-partners.com (add “Personal Information Access” in the subject line).